Informativa ai sensi del Regolamento EU 2016/679 per i fornitori

Questa informativa viene fornita ai sensi dell’art. 13 del Regolamento EU 2016/679 (di seguito anche Regolamento), dettato in materia di “protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati” (in seguito anche Regolamento).

Titolare del trattamento e Responsabile della Protezione dei Dati

Il titolare del trattamento dei Suoi dati personali è Liquigas S.p.A., con sede amministrativa in Via Amadeo, 59 – Milano.

Il Responsabile della protezione dei dati è contattabile all’indirizzo mail dpo@shvenergy.com.

Finalità del trattamento e base giuridica del trattamento

Per assicurare la tutela e la massima riservatezza dei dati trattati, il trattamento dei Suoi dati è effettuato con strumenti prevalentemente automatizzati adottando adeguate misure di sicurezza fisiche, tecniche ed organizzative, sì da scongiurare il rischio della perdita, distruzione, alterazione o accesso non autorizzato ai Suoi dati personali. Il trattamento è effettuato per lo svolgimento delle seguenti attività:

a) Valutazione e selezione del fornitore a seguito della richiesta di partecipazione ad eventi di Negoziazione Dinamica (ND), e a Richiesta di Offerta (RdO); la base giuridica del trattamento è lo svolgimento di attività pre-contrattuali;

b) Eventuale iscrizione all’albo fornitori sul portale di gruppo SHV Energy; la base giuridica del trattamento è lo svolgimento di attività pre-contrattuali;

c) esecuzione di obblighi derivanti dal contratto del quale Lei è parte come interessato, di attività amministrative e contabili, nonché di adempimenti fiscali in base ad obblighi stabiliti da legge o regolamento; la base giuridica è il rapporto contrattuale con l’interessato;

Natura dei Dati

Il Titolare tratterà i Suoi dati identificativi e di contatto (nome, cognome, società o organizzazione di appartenenza, e-mail, numero di telefono), i dati necessari all’autenticazione al portale di gruppo SHV (dati identificativi, user, password) i dati necessari alla gestione dei contratti e/o degli ordini, nonché i Suoi dati bancari.

Modalità del Trattamento dei dati

Il Trattamento dei dati avverrà mediante strumenti manuali, informatici, telematici ed in ogni caso mediante strumenti idonei a garantirne la sicurezza e la riservatezza, adottando misure tecniche, fisiche e organizzative appropriate per proteggere i dati personali da distruzioni accidentali o illecite o danni accidentali, danni, alterazioni, divulgazione o accesso non autorizzati e contro tutti altre forme di elaborazione illecita (compresa, ma non limitata a raccolta non necessaria) o di ulteriore elaborazione. Il trattamento sarà improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti.

I servizi offerti nel sul portale di gruppo SHV prevedono, per motivi di riservatezza e sicurezza, una procedura di registrazione; l'utente dovrà possedere un proprio codice di accesso (password) che sarà indispensabile, unitamente alla user-id, per accedere ai servizi. L'utente potrà in ogni momento cambiare la propria password seguendo le istruzioni fornite dal sistema. L'utente è il solo ed unico responsabile del mantenimento della segretezza e riservatezza delle proprie credenziali di autenticazione al Portale.

Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati finalizzati ai trattamenti la cui base giuridica è il rapporto precontrattuale o contrattuale o l’interesse legittimo è necessario e un eventuale rifiuto può comportare l’impossibilità di perseguire le summenzionate finalità.

Il conferimento dei dati finalizzati ai trattamenti la cui base giuridica è il consenso non è obbligatorio e un eventuale rifiuto potrà impedire la prestazione di determinati servizi. Lei può in ogni momento revocare il consenso precedentemente conferito. Tale revoca non renderà illecito il trattamento precedentemente effettuato sulla base del consenso prestato.

Tempi di conservazione dei dati

I dati per l’accesso al portale SHV sono conservati finché non cancellerà il suo account. I dati inseriti nell’albo fornitori rimarranno conservati fino a che sarà confermata la sua qualificazione come fornitore Liquigas. I dati relativi ad attività correlate alla gestione del contratto saranno conservati per i tempi previsti dalla normativa di riferimento e cancellati dopo 10 anni dalla chiusura del contratto tra le parti.

Ambito di comunicazione e diffusione, trasferimento dei dati

Potranno avere accesso ai Suoi dati soltanto quelle unità della società coinvolte nella gestione dei fornitori, nella misura e per il tempo strettamente necessario ad assolvere le finalità indicate e/o  svolgere le mansioni affidate.

Potranno, altresì, accedere ai Suoi dati personali nella misura e per il tempo strettamente necessario ad assolvere le finalità indicate e/o svolgere le mansioni affidate, anche altre rilevanti funzioni della società, quali in via esemplificativa e non esaustiva quella Legal, Compliance e IT.

I dati, che non saranno diffusi, potranno essere comunicati a soggetti (comprese le società del gruppo SHV di cui Liquigas S.p.A. fa parte) che, per conto di Liquigas S.p.A., svolgono attività di gestione contabile e fiscale; ad istituti bancari per la gestione degli obblighi derivanti dall’esecuzione del contratto; a società terze che svolgono per conto di Liquigas S.p.A. attività connesse e strumentali alla gestione del contratto; a società che collaborano con Liquigas S.p.A. nell’esecuzione delle attività sopra descritte e a soggetti ai quali sia riconosciuta la facoltà di accedere ai dati da disposizioni di legge e/o di normativa secondaria.

I Dati Personali non saranno di norma trasferiti fuori dall’Unione Europea. Il trasferimento dei dati al di fuori dell’Unione Europea avverrà solo verso soggetti che garantiscano un adeguato livello di protezione del trattamento e/o verso paesi per i quali le competenti Autorità hanno emesso una decisione di adeguatezza e verso soggetti che hanno fornito idonee garanzie al trattamento dei dati attraverso adeguati strumenti normativi/contrattuali quali ad esempio la sottoscrizione di clausole contrattuali standard.

Diritti dell’interessato

In caso di significativi cambiamenti in ordine alle finalità e/o alle modalità del trattamento, Le sarà fornita tempestiva ed adeguata informativa.

La informiamo, infine, che potrà esercitare i diritti contemplati dal Regolamento, rivolgendosi al Titolare all’indirizzo liquigas@protectiontrade.it. In particolare, l’interessato potrà:

  • accedere ai Suoi dati personali, ottenendo evidenza delle finalità perseguite da parte del Titolare, delle categorie di dati coinvolti, dei destinatari a cui gli stessi possono essere comunicati, del periodo di conservazione applicabile, dell’esistenza di processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l'importanza e le conseguenze possibili per l'interessato, ove non già indicato nel testo di questa Informativa;
  • ottenere senza ritardo la rettifica dei dati personali inesatti che la riguardano
  • ottenere, nei casi previsti dalla legge, la cancellazione dei suoi dati;
  • ottenere la limitazione del trattamento o di opporsi allo stesso, quando ammesso in base alle previsioni di legge applicabili al caso specifico.

Ove lo ritenga opportuno, Lei potrà proporre reclamo all'autorità di controllo.